Tanah yang kosong, gedung yang tidak digunakan, atau aset yang hanya dimanfaatkan sebagian menunjukkan bahwa persoalan aset tidak selalu berhenti pada bagaimana aset tersebut dikelola setelah diperoleh.
Ada pertanyaan yang menurut saya justru perlu diajukan lebih jauh: “Apakah sejak awal aset tersebut memang direncanakan sesuai dengan kebutuhan?”
Sebuah aset tidak muncul begitu saja. Sebelum tanah diperoleh, gedung dibangun, kendaraan dibeli, atau peralatan dan furnitur diadakan, seharusnya ada proses untuk menentukan apa yang benar-benar dibutuhkan, berapa jumlahnya, seperti apa spesifikasinya, dan bagaimana aset tersebut akan digunakan. Dengan demikian, persoalan aset bisa saja sudah dimulai jauh sebelum aset tersebut menjadi BMN.
Ketika Aset Tidak Sesuai Kebutuhan
Dalam praktiknya, kita masih dapat menemukan kondisi ketika luas tanah yang dimiliki sebuah instansi jauh lebih besar daripada kebutuhan fasilitas yang dibangun di atasnya. Hal serupa dapat terjadi pada gedung yang luasnya melebihi kebutuhan ruang, kendaraan yang jumlahnya tidak sebanding dengan kebutuhan operasional, atau peralatan dan furnitur yang pemanfaatannya tidak optimal. Bentuk asetnya berbeda, tetapi persoalannya dapat berangkat dari hal yang sama yaitu aset yang diadakan tidak sepenuhnya didasarkan pada kebutuhan yang dihitung secara tepat.
Dalam perspektif manajemen aset, memiliki aset yang banyak atau besar bukan otomatis berarti memiliki aset yang baik. Ukuran keberhasilannya bukan semata-mata berapa banyak aset yang dimiliki negara, tetapi seberapa tepat aset tersebut menjawab kebutuhan organisasi dan memberikan manfaat. Karena itu, sebelum memutuskan untuk memperoleh suatu aset, pertanyaan yang seharusnya dijawab bukan hanya “berapa anggaran yang tersedia?”, melainkan terlebih dahulu: “Apa yang sebenarnya kita butuhkan, berapa banyak yang kita butuhkan, dan untuk apa aset tersebut digunakan?”
Kebutuhan Harus Menentukan Aset
Menurut saya, ada prinsip sederhana yang perlu mendapat perhatian lebih besar: “Kebutuhan harus menentukan aset, bukan anggaran yang menentukan kebutuhan.”
Prinsip ini bukan berarti kemampuan anggaran tidak penting. Anggaran tetap menjadi faktor penting dalam menentukan kapan dan bagaimana kebutuhan tersebut dapat dipenuhi. Namun, prosesnya seharusnya dimulai dari kebutuhan. Setelah kebutuhan ditentukan, barulah dihitung biaya yang diperlukan dan disusun strategi pengadaannya.
Dengan cara seperti itu, ketersediaan anggaran tidak otomatis menjadi alasan untuk memperbesar atau memperbanyak aset. Sebaliknya, keterbatasan anggaran juga tidak harus membuat kebutuhan yang sebenarnya menjadi hilang.
Misalnya, berdasarkan perencanaan, sebuah instansi membutuhkan gedung dengan luas total 10.000 meter persegi, sementara kemampuan anggaran pada tahun pertama baru memungkinkan pembangunan 4.000 meter persegi. Kondisi tersebut tidak harus membuat kebutuhan ditetapkan menjadi 4.000 meter persegi.
Pembangunan dapat dilakukan secara bertahap sesuai prioritas dan kemampuan anggaran, dengan tetap memiliki perencanaan menyeluruh sejak awal. Tahap pertama memenuhi kebutuhan yang paling mendesak, sementara tahap berikutnya dilaksanakan sesuai rencana pengembangan. Hal yang sama dapat diterapkan pada pengadaan kendaraan, peralatan, furnitur, maupun aset lainnya.
Dengan demikian, keterbatasan anggaran bukan alasan untuk mengadakan aset yang salah. Keterbatasan anggaran seharusnya memengaruhi tahapan dan prioritas pengadaan, bukan mengubah perhitungan kebutuhan. Sebaliknya, ketika anggaran tersedia lebih besar daripada kebutuhan, bukan berarti seluruh anggaran harus digunakan untuk memperbesar atau memperbanyak aset.
Kesalahan di Hulu
Mengapa ketepatan menentukan kebutuhan menjadi penting? Karena keputusan pada tahap awal akan membawa konsekuensi selama aset tersebut masih dimiliki dan digunakan negara.
Tanah yang terlalu luas tetap harus diamankan dan dikelola. Gedung yang terlalu besar tetap membutuhkan pemeliharaan. Kendaraan dan peralatan yang tidak sepenuhnya dibutuhkan tetap membutuhkan biaya pengamanan, pemeliharaan, dan pengelolaan. Artinya, kesalahan dalam menentukan kebutuhan pada awal proses dapat berubah menjadi persoalan pengelolaan pada tahap berikutnya.
Di sinilah manajemen aset memiliki perspektif yang berbeda dengan sekadar pengadaan barang. Pengadaan mungkin selesai ketika barang telah diperoleh. Tetapi bagi manajemen aset, pekerjaan belum selesai. Aset tersebut masih harus memberikan manfaat selama masa penggunaannya. Karena itu, perencanaan aset seharusnya tidak hanya menjawab kebutuhan saat ini, tetapi juga mempertimbangkan bagaimana aset tersebut akan digunakan dan dikelola setelah diperoleh.
Opini
Menurut saya, salah satu hal yang perlu diperkuat dalam pengelolaan aset negara adalah perencanaan kebutuhan sebelum keputusan pengadaan dilakukan.
Kita tidak perlu terjebak pada anggapan bahwa aset yang lebih besar selalu lebih baik, atau aset yang lebih banyak selalu menunjukkan keberhasilan. Aset yang baik adalah aset yang tepat dengan kebutuhan, tepat jumlahnya, tepat spesifikasinya, dan memberikan manfaat yang sebanding dengan sumber daya yang dikeluarkan negara untuk memperolehnya.
Keterbatasan anggaran pun seharusnya tidak menjadi alasan untuk mengabaikan prinsip tersebut. Jika kebutuhan besar sementara anggaran terbatas, pengadaan dapat dilakukan secara bertahap berdasarkan prioritas dan perencanaan yang jelas.
Begitu pula ketika anggaran tersedia lebih besar, kebutuhan tidak seharusnya ikut diperbesar hanya karena kemampuan membiayainya ada. Pada akhirnya, anggaran adalah kemampuan negara untuk membiayai aset, bukan ukuran kebutuhan aset.
Karena itu, sebelum kita sibuk memikirkan bagaimana mengoptimalkan aset yang sudah dimiliki, mungkin ada pertanyaan yang jauh lebih mendasar yang perlu kita jawab: “Apakah sejak awal kita sudah merencanakan dan mengadakan aset yang benar-benar kita butuhkan?”. Sebab, salah menghitung kebutuhan, pada akhirnya dapat berarti salah mengadakan aset.