Pada dua tulisan sebelumnya, kita telah melihat bahwa persoalan aset negara dapat muncul dari dua sisi. Aset yang tidak dimanfaatkan secara optimal dapat berubah menjadi beban bagi negara. Bahkan, persoalan tersebut dapat dimulai lebih awal, yaitu ketika kebutuhan aset tidak dihitung dengan tepat sehingga aset yang diperoleh tidak sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan.
Namun, ada satu persoalan yang berada di antara keduanya.
Bagaimana jika aset tersebut memang digunakan?
Apakah berarti aset tersebut sudah dimanfaatkan secara optimal?
Jawabannya belum tentu.
Sebuah aset dapat digunakan sesuai dengan fungsi utamanya, tetapi manfaat yang dihasilkan dari aset tersebut belum tentu maksimal. Karena itu, dalam perspektif manajemen aset, perhatian tidak cukup berhenti pada pertanyaan apakah suatu aset digunakan atau tidak. Perlu dilihat pula seberapa besar manfaat yang diberikan aset tersebut kepada organisasi dan para pemangku kepentingannya.
Digunakan Bukan Berarti Optimal
Bayangkan sebuah instansi memiliki tanah yang digunakan untuk kompleks perkantoran. Gedung kantor berdiri di atas sebagian lahan tersebut, sementara sebagian lainnya hanya menjadi halaman, area kosong, atau ruang terbuka yang pemanfaatannya belum jelas. Secara administratif, tanah tersebut dapat dikatakan digunakan karena berada dalam satu kawasan kantor. Tetapi apakah seluruh potensi manfaatnya sudah dimanfaatkan?
Pertanyaan yang sama dapat diterapkan pada gedung. Sebuah gedung memang digunakan setiap hari, tetapi mungkin terdapat ruangan yang jarang digunakan, lantai yang sebagian kosong, atau tata ruang yang tidak lagi mendukung proses kerja dan pelayanan secara efektif.
Begitu pula dengan kendaraan dan peralatan. Aset tersebut mungkin masih digunakan dan tercatat sebagai aset operasional, tetapi tingkat pemanfaatannya bisa saja rendah atau tidak sesuai dengan kapasitas yang dimilikinya.
Dengan demikian, status βdigunakanβ belum cukup untuk menyatakan bahwa sebuah aset telah dikelola secara optimal.
Manfaat Aset Harus Dilihat dari Fungsinya
Optimalisasi aset juga tidak berarti bahwa semua aset negara harus digunakan semaksimal mungkin dalam pengertian ekonomi. Setiap aset memiliki tujuan dan karakteristik yang berbeda.
Gedung pelayanan publik, misalnya, terutama harus mampu mendukung masyarakat memperoleh pelayanan dengan baik. Ruang kerja harus mendukung pegawai menjalankan tugasnya. Kendaraan operasional harus membantu organisasi menjalankan kegiatan secara efektif. Peralatan harus mampu mendukung pekerjaan sesuai kebutuhan. Karena itu, ukuran optimalisasi harus dikembalikan kepada fungsi dan tujuan aset tersebut.
Sebuah gedung kantor yang memberikan lingkungan kerja yang nyaman, mendukung produktivitas pegawai, sekaligus membuat masyarakat memperoleh pelayanan dengan lebih mudah, dapat memberikan manfaat yang jauh lebih besar dibandingkan gedung yang secara fisik lebih megah tetapi tidak mendukung fungsi tersebut. Artinya, optimalisasi aset tidak selalu berarti menambah penggunaan aset, melainkan memastikan aset digunakan dengan cara yang paling tepat untuk mencapai tujuan organisasi.
Siapa yang Mendapat Manfaat?
Perspektif ini menjadi penting karena aset pemerintah pada akhirnya tidak hanya digunakan oleh organisasi yang menguasainya. Ada kepentingan pengguna internal, yaitu pegawai dan organisasi yang membutuhkan aset untuk menjalankan tugasnya. Ada pula kepentingan masyarakat sebagai penerima pelayanan publik. Dan yang tidak kalah penting, ada kepentingan negara sebagai pemilik aset.
Karena itu, pemanfaatan sebuah aset seharusnya dilihat dari berbagai kepentingan tersebut. Sebuah gedung, misalnya, tidak cukup hanya dinilai dari apakah gedung tersebut terisi atau tidak. Kita dapat melihat apakah gedung tersebut membantu organisasi bekerja lebih efektif, apakah masyarakat memperoleh pelayanan dengan lebih baik, dan apakah sumber daya yang digunakan untuk menyediakan gedung tersebut memberikan manfaat yang sepadan. Begitu pula dengan aset lainnya.
Optimalisasi aset pada akhirnya adalah upaya memastikan bahwa aset memberikan manfaat terbaik bagi pihak-pihak yang memang membutuhkan keberadaannya.
Jangan Terjebak pada Ukuran Fisik
Salah satu kesalahan dalam melihat aset adalah terlalu mudah menggunakan ukuran fisik sebagai ukuran keberhasilan. Gedung yang besar belum tentu lebih bermanfaat, kendaraan yang banyak belum tentu membuat operasional lebih efektif, peralatan yang lengkap belum tentu meningkatkan produktivitas dan juga tanah yang luas belum tentu memberikan manfaat lebih besar.
Ukuran sebenarnya bukan terletak pada seberapa besar aset yang dimiliki, tetapi pada seberapa tepat aset tersebut digunakan untuk menghasilkan manfaat. Karena itu, pengelola aset perlu melihat hubungan antara aset, kebutuhan organisasi, dan manfaat yang dihasilkan. Maka ketika hubungan tersebut tidak seimbang, keberadaan aset perlu dievaluasi.
Bukan berarti aset tersebut harus selalu dialihkan atau tidak digunakan lagi. Bisa jadi yang dibutuhkan justru perubahan pola pemanfaatan, penataan kembali ruang, perubahan penggunaan, peningkatan utilisasi, atau cara lain yang membuat aset lebih mampu mendukung tujuan organisasi. Di sinilah pengelolaan aset mulai bergerak dari sekadar menguasai dan menjaga aset menjadi mengoptimalkan manfaat aset.
Dari Aset yang Dimiliki Menjadi Aset yang Memberi Manfaat
Pada akhirnya, negara tidak sekadar memperoleh aset hanya untuk mencatatnya dalam daftar barang. Aset diperoleh karena ada kebutuhan dan tujuan yang ingin dicapai. Karena itu, keberhasilan pengelolaan aset tidak cukup diukur dari apakah seluruh aset sudah tercatat, memiliki status penggunaan, atau secara fisik masih dalam kondisi baik.
Pertanyaan yang lebih penting adalah: βApakah aset tersebut sudah memberikan manfaat terbaik sesuai tujuan keberadaannya?β.
Pertanyaan ini juga membuat kita melihat aset dengan perspektif yang lebih luas. Sebuah aset mungkin sudah digunakan oleh organisasi, tetapi masih memiliki kapasitas yang belum dimanfaatkan. Sebuah lahan mungkin sudah menjadi bagian dari kompleks kantor, tetapi masih memiliki ruang yang belum memberikan manfaat. Sebuah fasilitas mungkin sudah menjalankan fungsi utamanya, tetapi masih terdapat potensi pemanfaatan yang belum dikembangkan.
Di sinilah pentingnya membangun budaya pengelolaan aset yang tidak berhenti pada βaset sudah digunakanβ, tetapi terus bertanya: βApakah manfaat yang diberikan aset tersebut sudah optimal bagi organisasi dan para pemangku kepentingannya?β
Sebab optimalisasi aset bukan berarti memaksa setiap aset menghasilkan sesuatu di luar fungsi utamanya. Optimalisasi berarti memastikan setiap aset memberikan manfaat terbaik sesuai tujuan dan potensi yang dimilikinya. Dan ketika masih terdapat potensi manfaat yang belum tersentuh, di situlah pekerjaan manajemen aset masih belum selesai.