Praktik manajemen pengetahuan (knowledge management) adalah strategi yang dijalankan sebuah organisasi untuk bisa tumbuh dan berkembang seiring kemajuan teknologi. Manajemen pengetahuan tersebut menghasilkan gagasan dan konsep organizational learning dan learning organization. Sepintas kedua istilah ini memiliki kemiripan, sementara literatur manajemen membedakan kedua hal ini. Organizational learning diterjemahkan sebagai pembelajaran organisasional atau pembelajaran dalam organisasi di mana lebih menekankan pada proses pembelajaran yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan learning organization diterjemahkan menjadi organisasi pembelajar menekankan pada organisasi yaitu tempat pembelajaran tersebut berlangsung. Organisasi pembelajar membutuhkan upaya dan hakikatnya adalah setiap individu harus belajar.
Marquardt & Kearsly (1999) mendefinisikan learning organization sebagai berikut. “A learning organization has powerful capacity to collect, store and transfer knowledge and thereby continuously transform itself for corporate success. It empowers people within and outside company to learn as they work. A most critical element is the utilization of technology to optimize both learning and productivity.” Organisasi pembelajar adalah sebuah lembaga yang memiliki kapasitas yang besar untuk mengumpulkan, menyimpan dan mentransfer pengetahuan dan lembaga tersebut mampu secara terus menerus mentransformasi diri demi keberhasilan perusahaan. Lembaga ini juga memberdayakan orang-orangnya baik yang berada di dalam maupun di luar perusahaan untuk belajar selama mereka bekerja. Elemen paling penting dari semua ini adalah pemanfaatan teknologi untuk mengoptimalkan pembelajaran dan produktivitas. Marquardt (1996) menggambarkan model sistem organisasi pembelajar secara matematis berupa gambar irisan antara lain pembelajaran (learning), organisasi (organization), anggota organisasi (people), pengetahuan (knowledge), dan teknologi (technology) dengan pembelajaran terletak di pusat irisan. Proses pembelajaran merupakan bagian dan harus terjadi dalam subsistem manusia, teknologi, pengetahuan, dan organisasi. Jika proses pembelajaran dalam organisasi pembelajar terjadi, akan terjadi perubahan persepsi, perilaku, kepercayaan, mentalitas, strategi, kebijakan dan prosedur baik yang berkaitan dengan manusia maupun organisasi.
Seiring dengan perkembangan zaman dan tantangan di masa pandemi Covid-19 yang membuat kehidupan tak menentu, Kementerian Keuangan sebagai sebuah organisasi harus melakukan inovasi, menciptakan ide yang kreatif dan berkarya terus menerus dengan cara menerapkan pembelajaran organisasional (organizational learning) sehingga mampu menjadi organisasi pembelajar (learning organization). Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Nomor KEP-140/PP/2017 tentang Cetak Biru Kementerian Keuangan Corporate University menyebutkan bahwa organisasi pembelajar (learning organization) adalah organisasi yang secara terus menerus dan terencana memfasilitasi anggotanya agar mampu terus menerus berkembang dan mentransformasi diri baik secara kolektif maupun individual dalam usaha mencapai hasil yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan yang dirasakan bersama antara organisasi dan individu di dalamnya.
Learning organization muncul berdasarkan arahan Menteri Keuangan kepada Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan dalam rangka implementasi Kemenkeu Corporate University yang diwujudkan melalui capaian tingkat implementasi learning organization. Tingkat implementasi learning organization merupakan nilai yang merepresentasikan tingkat implementasi unit kerja di lingkungan Kementerian Keuangan sebagai learning organization. Hal ini diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 283/KMK.011/2021 tentang Implementasi Organisasi Pembelajar (Learning Organization) di Lingkungan Kementerian Keuangan. Adapun komponen learning organization tersebut terdiri atas: Fit and Management Commitment, Learning Function Organization, Learners, Knowledge Management Implementation, Learning Value Chain, Learning Solutions, Learning Spaces, Learners' Performance, Leaders' Participation in Learning Process, dan Feedback.
DJBC Fokus Mewujudkan Organisasi Pembelajar
Tingkat implementasi learning organization menjadi Indikator Kinerja Utama (IKU) di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai sebagai salah satu Unit Eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan. Hal ini menunjukkan bahwa DJBC benar-benar fokus dalam mewujudkan organisasi pembelajar sesuai dengan arahan Menteri Keuangan. DJBC mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengawasan, penegakan hukum, pelayanan dan optimalisasi penerimaan negara di bidang kepabeanan dan cukai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Menciptakan budaya belajar bagi kelompok organisasi sudah dilakukan oleh DJBC seperti kolaborasi dengan kementerian atau lembaga lain, Unit Eselon I lainnya, hingga implementasi ke level pelaksana di setiap unit satuan kerja.
Pada praktiknya pemanfaatan teknologi tidak lepas dari teori yang dipopulerkan oleh Marquardt (1996). Beberapa inovasi telah dilakukan oleh setiap satuan kerja dalam mengimplementasikan organisasi pembelajar. Para pegawai sebagai pemelajar (learner) secara rutin mengikuti pembelajaran yang telah disiapkan oleh satuan kerja seperti Peningkatan Kompetensi Pegawai (PKP) yaitu workshop dan inhouse training. Ada juga sesi Pembinaan Mental (Bintal), internalisasi, dan sharing session yang dilaksanakan rutin untuk memberikan motivasi dan pengarahan kepada pegawai dan juga kegiatan Focus Group Discussion (FGD) yaitu diskusi mengenai perkembangan kinerja salah satu unit. Bahkan Dialog Kinerja Organisasi (DKO) yang yang sebelumnya hanya terbatas bagi pejabat administrator, kini bisa diikuti oleh seluruh pegawai melalui aplikasi zoom meeting. Hal ini bertujuan agar setiap setiap anggota organisasi mengetahui perkembangan organisasi dan meningkatkan partisipasi dalam social learning.
Organisasi pembelajar juga harus mampu menjadi coach bagi organisasi lain, misalnya menjadi mentor bagi pengguna jasa maupun lembaga pendidikan. Kegiatan seminar maupun sosialisasi yang sebelumnya bersifat klasikal kini diinovasi menjadi non-klasikal. Beberapa kegiatan seperti Customs Goes to Campus dan Customs Goes to Customer diinovasi dengan konsep zoom meeting sehingga tidak diperlukan lagi ruang kelas nyata tanpa mengurangi esensi belajar.
DJBC juga melakukan koordinasi dengan Unit Eselon I lainnya seperti Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan dalam pemanfaatan Kemenkeu Learning Center sebagai tools meningkatkan pembelajaran non-klasikal di bidang kepabenan dan cukai. Salah satunya yaitu konsep e-learning baik yang bersifat open access maupun yang terbatas sesuai dengan penugasan dan kebutuhan pegawai. Di masa pandemi saat ini, diklat yang dulu harus tatap muka secara luring, kini bisa diatasi dengan Pelatihan Jarak Jauh (PJJ) yang tetap bisa dilaksanakan tatap muka tetapi secara daring.
Di luar lingkup Kementerian Keuangan, DJBC juga melakukan kolaborasi dengan kementerian lain seperti Pelatihan Jarak Jauh (PJJ) Government Transformation Academy (GTA) oleh Kementerian Informasi dan Informatika. Lembaga internasional seperti World Customs Organization (WCO) dan United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC) juga tidak luput dari knowledge target. Pembelajaran lintas negara dilakukan menggunakan zoom meeting sebagai learning space sehingga dibutuhkan kecepatan akses teks, audio, visual dan multimedia yang dulu sebelum pandemi Covid-19 bukan hal yang biasa, tetapi sekarang menjadi hal yang biasa dilakukan.
Satuan Kerja Berinovasi di Bidang Teknologi Informasi
Sistem teknologi dan informasi yang diaplikasikan oleh sebuah organisai pembelajar adalah wujud nyata sudah sejauh mana organisasi belajar dari pengalaman (learning from experience) dan mampu bersaing di tengah kemajuan teknologi dan tantangan pandemi Covid-19. Salah satu satuan kerja misalnya Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean Juanda senantiasa melakukan inovasi di bidang informasi dan komunikasi untuk memudahkan pengawasan dan pelayanan. Berbagai aplikasi telah dikembangkan diantaranya SIMAJU Sistem Administrasi Manifes Juanda, SITAKON Sistem Informasi Peraturan dan Konsultasi, JIMAT Juanda Intelligence Management for Analysis and Targeting, SANDRA Sistem Aplikasi Bandara Juanda, SIKEJUD Aplikasi Informasi Keuangan Bea Cukai Juanda, BCP Buku Catatan Pabean, Smart Perbend, E-Survey, Sistem Antrian Juanda, PDAD APPS Aplikasi Manajemen Dokumen PIB, SIMELON Aplikasi Penerimaan Dokumen Online. Pemanfaatan Social media seperti whatsapp dan telegram menjadi saluran komunikasi yang sangat efektif dan efisien dalam mentransfer data melampaui e-mail. Dalam hal promosi dan sosialisasi sebagai organisasi pembelajar, penggunaan instragram, tiktok, dan youtube semakin dimaksimalkan meninggalkan program-program televisi yang dulu sempat digunakan.
Pandemi Covid-19 memaksa DJBC untuk berpacu dengan teknologi dengan meningkatkan keterampilan organisasi dalam menciptakan, memperoleh, dan mentransfer pengetahuan, serta memodifikasi perilaku. Subsistem teknologi adalah pendukung dan investasi berharga yang telah dikembangkan oleh generasi sebelumnya dan kini sedang digunakan dan akan dikembangkan oleh generasi muda DJBC. Penggalian ide baru dengan menciptakan pola baru, memperluas pemikiran, membebaskan aspirasi, memaksimalkan sumber daya manusia serta dukungan teknologi akan meningkatkan pengetahuan, kompetensi, dan peningkatan kinerja secara berkelanjutan dalam usaha mengimplementasikan learning organization.
Janwaldi Silalahi, Pemeriksa Bea dan Cukai Terampil KPPBC Tipe Madya Pabean Juanda
Referensi:
Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 283/KMK.011/2021 tentang Implementasi Organisasi Pembelajar (Learning Organization) di Lingkungan Kementerian Keuangan
Keputusan Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Nomor KEP-140/PP/2017 tentang Cetak Biru Kementerian Keuangan Corporate University
Laporan Kinerja Direktorat Jenderal Bea Dan Cukai 2020
Marquardt, M. (1996). Building the Learning Organization, A systems Approach to Quantum Improvement and Global Success. New York: McGraw-Hill.
Marqurdt, M. Kearsley, G. (1999). Technology-Based Learning: Maximizing Human Performance and Corporate Success, Boca Raton, Florida: CRC Press.
Sobirin, Achmad. 2014. Materi Pokok Manajemen Perubahan. Universitas Terbuka: Jakarta.
https://www.dictio.id/t/apa-perbedaan-antara-organizational-learning-dan-learning-organization/123563 diakses pada tanggal 20 Agustus 2021
https://bppk.kemenkeu.go.id/content/berita/pusdiklat-keuangan-umum-kick-off-pembangunan-learning-organisation-pusdiklat-keuangan-umum-2021-03-10-b23f8122/ diakses pada tanggal 20 Agustus 2021
Kategori: Teknologi Digital
0 Komentar |
---|