Tingginya tuntutan masyarakat akan terwujudnya birokrasi yang transparan, akuntabilitas, bebas dari korupsi dan nepotisme (KKN) mengakibatkan reformasi birokrasi merupakan hal yang harus dilakukan oleh instansi Pemerintah. Reformasi birokrasi merupakan langkah awal untuk melakukan penataan sistem penyelenggaraan pemerintah yang baik, efektif, dan efisien, sehingga dapat melayani masyarakat secara cepat tepat dan profesional.
Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebagai unit eselon I Kementerian Keuangan saat ini mempunyai 181 KPPN yang tersebar di seluruh Indonesia. Keberadaan jumlah kantor vertikal yang demikian banyak ini mendorong Direktorat Jenderal Perbendaharaan untuk meningkatkan pelayanannya kepada stakeholder. Peningkatan pelayanan ini diberikan agar stakeholder tetap percaya bahwa Direktorat Jenderal Perbendaharaan yakni KPPN yang akuntabel dan profesional dalam melaksanakan tugas-tugas perbendaharaan negara sesuai dengan SOP dan peraturan yang ada. Selain itu Direktorat Jenderal Perbendaharaan juga tetap menjaga komitmen untuk selalu menerapkan zero tolerance terhadap segala bentuk tindakan korupsi, kolusi, dan nepotisme dalam pelaksanaan tugas termasuk pemberian layanan kepada stakeholder.
a. Apa itu organisasi modern dan fit for purpose?
Organisasi yang modern and fit for purpose tercermin dengan adanya perilaku anggota organisasi yang memiliki komitmen kuat terhadap organisasi, hubungan yang harmonis di antara setiap anggota organisasi, serta motivasi dan etos kerja yang tinggi. Organisasi kondusif dapat tercipta jika beberapa faktor berikut dapat berjalan dengan baik antara lain adanya rencana dalam pelaksanaan kegiatannya, terdapat pola komunikasi dan hubungan-hubungan dalam interaksi antarpersonal yang mempengaruhi suasana kerja; program pengembangan SDM dan kualitas kerja; alur dan prosedur pelaksanaan kegiatan, menghasilkan output dan outcome yang terukur dan dapat ditelusuri keberadaannya, model jalur koordinasi dan konsultasi dalam pelaksanaan kerja; mekanisme penyampaian pendapat dan tingkat kebebasan dalam menyampaikan pendapat, program peningkatan kesejahteraan (termasuk pola jenjang karir), serta terdapat tindakan mitigasi secara berkesinambungan untuk menghasilkan layanan yang sesuai dengan harapan mitra kerja dan standar internasional, serta dituntut untuk terus menerus meningkatkan kualitas layanan sejalan dengan meningkatnya kebutuhan terhadap pengelolaan administrasi publik yang baik . Dengan organisasi yang kondusif, pencapaian tujuan organisasi akan berjalan dengan baik.
Sejalan dengan hal tersebut, Terdapat tiga alat yang telah ditetapkan oleh Ditjen Perbendaharaan yang diperuntukkan bagi kantor vertikalnya (Kanwil DJPb dan KPPN) untuk mencapai Organisasi yang modern and fit for purpose , yakni Penerapan Strategy Focused Organization (SFO), Pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM dan Penerapan SMM ISO 9001 : 2015. Mengapa demikian? mari kita bahas satu-persatu.
b. Penerapan Strategy Focused Organization (SFO)
Dalam rangka mendorong komitmen pimpinan dan seluruh pegawai terhadap pelaksanaan pengelolaan kinerja di masing-masing unit lingkup Ditjen Perbendaharaan, telah disampaikan matriks langkah-langkah peningkatan kualitas pengelolaan kinerja.
Langkah-langkah peningkatan kualitas pengelolaan kinerja dimaksud merupakan panduan bagi unit kerja lingkup Ditjen Perbendaharaan untuk melaksanakan rencana aksi yang implementatif berdasarkan lima prinsip Strategy Focused Organization (SFO),yaitu :
• menggerakkan perubahan melalui peran kepemimpinan;
• menerjemahkan strategi ke dalam kerangka operasional;
• menyelaraskan organisasi dengan strategi;
• cara memotivasi untuk menjadikan strategi sebagai tugas seluruh pegawai, dan
• menjadikan strategi sebagai proses perbaikan yang berkelanjutan.
c. Apa manfaat SFO bagi pencapaian tujuan sasaran strategis organisasi?
Dengan diterpakannya SFO diharapkan mindset dan komitmen para pegawai, khusunya top management bahwa pengelolaan kinerja adalah bagian dari strategic management bukan hanya administrasi untuk mendokumentasikan semua kegiatan yang dilakukan, tetapi dapat lebih berkontribusi secara proaktif apakah dampak dari pelaksanaan kegiatan tersebut dan identifikasi kegiatan apa saja yang belum dilaksanakan sehingga bisa direncanakan untuk dilaksanakan agar dapat mendukung proses pencapaian strategis organisasi masing-masing dalam kerangka pengelolaan organisasi yang berfokus pada strategi.
d. Pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM
Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebagai unit eselon I Kementerian Keuangan saat ini mempunyai 181 KPPN yang tersebar di seluruh Indonesia. Keberadaan jumlah kantor vertikal yang demikian banyak ini mendorong Direktorat Jenderal Perbendaharaan untuk meningkatkan pelayanannya kepada stakeholder. Peningkatan pelayanan ini diberikan agar stakeholder tetap percaya bahwa Direktorat Jenderal Perbendaharaan yakni KPPN yang akuntabel dan profesional dalam melaksanakan tugas-tugas perbendaharaan negara. Selain itu Direktorat Jenderal Perbendaharaan juga tetap menjaga komitmen untuk selalu menerapkan zero tolerance terhadap segala bentuk tindakan korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan tugas termasuk pemberian layanan kepada stakeholder. Oleh karena itu, perlu dilakukan akselerasi pembangunan Zona Integritas Menuju WBK/WBBMpada KPPN di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan secara bertahap, sebagai upaya konkrit dalam rangka meningkatkan kualitas reformasi birokrasi di Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
Sejalan dengan hal tersebut, maka diterbitkanlah Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharan No KEP-814/PB/2016 yang mengatur tentang Pedoman Akselerasi Pembangunan Zona Integritas Menuju Wilayah Bebas Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani pada KPPN. Selanjutnya penerbitan Surat Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor S-1252/PB/2017 tanggal 21 Januari 2017, hal Penetapan KPPN yang melaksanakan Akselerasi Pembangunan Zona Integritas di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan, merupakan langkah lanjutan untuk melaksanakan pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM di Lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan.
Terdapat beberapa kegiatan yang harus dilakukan, yakni mulai dari pembekalan terhadap pegawai, pembentukan tim kerja, persiapan sarana dan prasarana pendukung serta pencanangan kepada stakeholder layanan. Selain itu terdapat pemenuhan dokumen yang dipersyaratkan dalam program ini yang tersaji dalam enam faktor pengungkit yaitu :
1. Manajemen Perubahan;
2. Penataan Tatalaksana;
3. Penataan Sistem Manajemen SDM;
4. Penguatan Akuntabilitas Kinerja;
5. Penguatan Pengawasan;
6. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.
Ketercapaian pemenuhan dokumen pembangunan Zona Integritas Menuju WBK/WBBM memang bukan jaminan bagi tercapainya institusi yang konsisten pada prinsip integritas dan melayani, namun ini adalah awal bukti komitmen institusi pada prinsip-prinsip tersebut yang perlu terus dijaga dan ditingkatkan kualitasnya.
e. Manfaat Setelah Pembangunan Zona Integritas Pada KPPN?
Banyak manfaat yang dirasakan setelah Pembangunan Zona Integritas pada KPPN, antara lain :
1. Meningkatnya komitmen para pegawai KPPN dalam melaksanakan tugas sesuai SOP dan Kode Etik; dan memberikan pelayanan yang bebas korupsi dan bersih melayani;
2. Menjadi alat untuk menginternalisasikan nilai-nilai budaya anti korupsi dan pengendalian gratifikasi;
3. Meningkatnya kesadaran akan pentingnya tertib administrasi dokumen dalam pelaksanaan tugas untuk menghindari permasalahan dan/atau temuan baik yang merugikan negara ataupun yang tidak merugikan negara di kemudian hari;
4. Menjadi alat bagi KPPN dalam melakukan perbaikan demi peningkata kepuasan pengguna layanan;
5. Meningkatnya citra dan kredibilitas KPPN di mata para pemangku kepentingan.
f. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015
Penerapan SMM ISO 9001 : 2015 adalah sebagai langkah strategis menuju organisasi modern dengan standar kualitas layanan internasional. Proses penjaminan mutu pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015 merupakan suatu kegiatan mandiri yang dilaksanakan oleh KPPN yang dirancang, dijalankan, dan diperbaiki secara berkesinambungan untuk menghasilkan layanan yang sesuai dengan harapan mitra kerja dan standar internasional, serta dituntut untuk terus menerus meningkatkan kualitas layanan sejalan dengan meningkatnya kebutuhan terhadap pengelolaan administrasi publik yang baik. Dari sini KPPN dituntut untuk bisa membuat dan melaksanakan pedoman mutu, kebijakan mutu dan konteks organisasi. Dan di setiap akhir periode KPPN akan menguji apakah pelaksanaan kegiatannya telah sesuai dengan pedoman mutu yang telah dia buat.
Dari penerapan ISO 9001:2015 didapat beberpa manfaat :
1. Memenuhi standar Quality Assurance Reformasi Birokrasi
2. Memberikan gambaran celah kesalahan (fraud) yg ada dalam sistem dan proses bisnis KPPN
3. Peningkatan kualitas pelayanan pengelolaan negara, peningkatan efisiensi dan akuntablitas
4. Meningkatkan citra positif KPPN dan DJPb
5. Meningkatkan kinerja di unit-unit KPPN, menciptakan budaya mutu, budaya disiplin, budaya tertib administrasi & kerja secara sistematis
g. Apa Benang Merah Penerapan Strategy Focused Organization (SFO), Pembangunan Zona Integritas dan SMM ISO 9001 : 2015?
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa tiga alat tersebut dapat mendukung KPPN menuju organisasi yang moderen dan fit for purpose:
1. Menginginkan komitmen yang kuat di level pimpinan dan pegawai terkait managemen strategi
Penerapan ketiga alat tersebut diharapkan dapat merubah mindset dan komitmen para pegawai, khusunya top management bahwa ketiga penugasan ini adalah bagian dari strategic management bukan hanya pemenuhan administrasi akibat diterbitkannya suatu aturan Kepala KPPN agar memiliki cara pandang yang menyeluruh (helicopter view) dalam unit kerjanya, sehingga dapat memberikan arahan yang konkret dan komprehensif dalam pelaksanaan tugas unit kerja nya.
2. Kesadaran terkait informasi yang terdomentasi dengan baik
Selama ini, praktek yang berjalan selama ini, ketika kita mau mencari informasi suatu dokumen kita harus membongkar dokumen arsip terlebih dahulu sehingga tidak efektif dan efisien. Selain itu, KPPN juga terkadang lupa untuk membuat dokumentasi terhadap kegiatannya, misal lupa untuk membuat notulen GKM atau membuat TOR dari pelaksanaan suatu kegiatan. Padahal dokumen tersebut dapat menjadi rujukan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan selanjutnya. Penerapan ketiga alat tersebut, peningkatan kedisiplinan terhadap penyelesaian dokumen administrasi dan pendokumentasian yang lebih rapi dan sistematis. Tujuan akhirnya adalah meningkatkan kinerja di unit-unit KPPN, menciptakan budaya mutu, budaya disiplin, budaya tertib administrasi & kerja secara sistematis.
3. Titik point pada sistem, Ketergantungan pada sistem daripada personil tertentu
Dengan menerapkan ketiga alat ini, KPPN dituntut untuk bisa merancang sebuah sistem, melaksanakannya dan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan sistem tersebut. Jadi jika sistem yang dibangun telah berjalan dengan baik, apabila personil tersebut itu mutasi, maka KPPN tidak bergantung pada personil tersebut, ini bisa sekaligus menjawab permasalahan klasik KPPN yakni kekurangan personil ataupun minimnya kapabilitas personil yang ada di KPPN
4. Zero Defect Continuosly & Interested Parties Satisfcation
Pada era baru pengelolaan birokrasi, suatu organisasi tidak hanya dituntut untuk melaksanakan suatu kegiatan berdasarkan SOP tetapi juga bagaimana bisa membuat pengguna layanan kita menjadi puas. Dengan penerapan ketiga alat ini, KPPN dituntut untuk bisa bekerja sesuai SOP, memberikan kepuasan terhadap layanannya dan yang lebih penting saat ini ialah, mengidentifikasi risiko yang bisa menghambat pelayanan serta pencapaiaan sasaran strategis dan menentukan tindakan mitigasi dan perbaikan secara terus menerus.
Kategori: Perbendaharaan
| 0 Komentar |
|---|
